Regulamentul de certificare

Prezentul regulament stabilește regulile generale aplicabile certificării sistemelor de management de către IQ Cert, în conformitate cu cerințele standardului ISO/IEC 17021-1 și ale standardelor de referință pentru care IQ Cert oferă servicii de certificare (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001, ISO 22000, ISO 50001).

Regulamentul se aplică tuturor organizațiilor care solicită sau dețin un certificat emis de IQ Cert și face parte integrantă din contractul de certificare. Prin semnarea contractului, organizația confirmă că a luat la cunoștință și acceptă prevederile prezentului regulament.

Procesul începe cu transmiterea unei cereri de certificare, care conține informații despre organizație (denumire, sedii și puncte de lucru, număr de angajați, domeniu de activitate), standardul sau standardele vizate și domeniul de certificare solicitat.

IQ Cert analizează cererea pentru a se asigura că informațiile sunt suficiente pentru planificarea auditului, că dispune de competența și capacitatea necesare pentru domeniul solicitat și că nu există conflicte de interese. Pe baza analizei se stabilește durata auditului și se emite oferta comercială. Procesul de certificare începe numai după acceptarea ofertei și semnarea contractului de certificare.

Auditul de certificare inițială se desfășoară în două etape:

• Auditul de etapa 1 evaluează documentația sistemului de management, condițiile specifice ale amplasamentelor, gradul de înțelegere a cerințelor standardului și pregătirea organizației pentru etapa 2. Concluziile etapei 1 sunt comunicate în scris, inclusiv aspectele care ar putea fi clasificate drept neconformități în etapa 2.
• Auditul de etapa 2 se desfășoară la sediul organizației și evaluează implementarea și eficacitatea sistemului de management în raport cu toate cerințele standardului și cu domeniul de certificare solicitat.

Intervalul dintre cele două etape se stabilește astfel încât organizația să poată rezolva aspectele identificate în etapa 1. Dacă neconformitățile majore constatate în etapa 2 nu sunt închise în termen de 6 luni de la ultima zi a auditului, este necesară repetarea etapei 2 înainte de luarea deciziei de certificare.

IQ Cert desemnează o echipă de audit cu competența necesară pentru standardul și sectorul de activitate al organizației. Componența echipei și planul de audit sunt comunicate organizației înainte de audit. Organizația poate obiecta, motivat, cu privire la desemnarea unui auditor sau expert tehnic; IQ Cert analizează obiecția și, dacă este întemeiată, înlocuiește persoana respectivă.

Auditul se încheie cu o ședință de închidere în care echipa de audit prezintă constatările, inclusiv neconformitățile, și concluziile privind recomandarea de certificare. Raportul de audit este transmis organizației.

Neconformitățile identificate în cadrul auditurilor sunt clasificate astfel:

• Neconformitate majoră: neîndeplinirea unei cerințe care afectează capacitatea sistemului de management de a obține rezultatele intenționate, absența sau nefuncționarea unui element esențial al sistemului sau o situație care ridică îndoieli semnificative privind conformitatea.
• Neconformitate minoră: o abatere izolată de la o cerință, care nu afectează capacitatea globală a sistemului de management de a obține rezultatele intenționate.

Pentru fiecare neconformitate, organizația transmite analiza cauzelor, corecțiile și acțiunile corective, în termenul stabilit de echipa de audit. IQ Cert verifică eficacitatea acțiunilor prin analiza documentelor transmise sau, în cazul neconformităților majore, printr-un audit suplimentar.

Decizia de acordare, menținere, extindere, restrângere, suspendare sau retragere a certificării este luată de persoane care nu au participat la audit, pe baza raportului de audit, a acțiunilor corective și a tuturor informațiilor relevante. Recomandarea echipei de audit nu constituie decizia de certificare.

Certificatul emis conține denumirea și adresa organizației certificate, domeniul de certificare, standardul de referință, numărul certificatului, data deciziei și data expirării. Certificatul este valabil 3 ani de la data deciziei de certificare, cu condiția menținerii conformității sistemului și a efectuării auditurilor de supraveghere. Certificatul rămâne proprietatea IQ Cert și este pus la dispoziția organizației pe durata valabilității.

Auditurile de supraveghere se efectuează cel puțin o dată pe an calendaristic, cu excepția anilor în care are loc auditul de recertificare. Primul audit de supraveghere se desfășoară în cel mult 12 luni de la data deciziei de certificare inițială.

Auditurile de supraveghere verifică menținerea conformității sistemului de management, inclusiv: auditurile interne și analiza efectuată de management, tratarea reclamațiilor, eficacitatea acțiunilor corective, progresul obiectivelor planificate, utilizarea certificatului și a mărcii de certificare, precum și modificările intervenite în organizație.

Auditul de recertificare se planifică și se finalizează înainte de data expirării certificatului, astfel încât decizia de recertificare să poată fi luată în interiorul perioadei de valabilitate. Auditul evaluează eficacitatea continuă a sistemului de management în ansamblul său, pe întregul domeniu de certificare, ținând cont de rezultatele auditurilor de supraveghere din ciclul anterior.

Dacă activitățile de recertificare nu sunt finalizate înainte de data expirării, certificarea expiră, iar organizația nu mai are dreptul de a face referire la certificare. Restabilirea certificării este posibilă în cel mult 6 luni de la expirare, în condițiile stabilite de IQ Cert; în caz contrar este necesară reluarea procesului de certificare inițială.

Organizația poate solicita extinderea domeniului de certificare; IQ Cert analizează solicitarea și stabilește activitățile de audit necesare, care pot fi efectuate împreună cu un audit de supraveghere. Restrângerea domeniului poate fi decisă de IQ Cert atunci când organizația nu mai îndeplinește cerințele pentru o parte a domeniului certificat.

IQ Cert poate efectua audituri cu preaviz scurt sau neanunțate pentru a investiga reclamații, ca urmare a unor modificări semnificative în organizație sau pentru a urmări situația organizațiilor cu certificare suspendată. În aceste cazuri, organizația nu poate obiecta cu privire la componența echipei de audit.

IQ Cert suspendă certificarea atunci când:

• sistemul de management certificat nu mai îndeplinește, în mod persistent sau grav, cerințele de certificare, inclusiv cerințele privind eficacitatea sistemului;
• organizația nu permite efectuarea auditurilor de supraveghere sau de recertificare la frecvența cerută;
• organizația nu respectă regulile de utilizare a certificatului și a mărcii de certificare sau nu își îndeplinește obligațiile contractuale, inclusiv cele financiare;
• organizația solicită voluntar suspendarea.

Pe durata suspendării, certificarea este temporar invalidă, iar organizația trebuie să înceteze orice referire la statutul de organizație certificată. Dacă în termenul stabilit de IQ Cert (de regulă, cel mult 6 luni) cauzele suspendării nu sunt eliminate, certificarea este retrasă sau domeniul de certificare este restrâns. Statusul certificatelor suspendate sau retrase este disponibil public prin serviciul de verificare online și la cerere.

Organizația certificată se angajează:

• să îndeplinească în permanență cerințele de certificare și să mențină conformitatea sistemului de management;
• să asigure accesul echipei de audit la toate documentele, înregistrările, amplasamentele și persoanele relevante pentru domeniul certificat, inclusiv în cazul auditurilor cu preaviz scurt;
• să păstreze înregistrări ale tuturor reclamațiilor primite referitoare la conformitatea cu cerințele standardului și ale acțiunilor întreprinse, și să le pună la dispoziția IQ Cert la cerere;
• să informeze IQ Cert, fără întârziere, cu privire la modificări semnificative: statut juridic, comercial sau organizatoric, structura acționariatului, managementul de vârf, adresa și amplasamentele, domeniul de activitate, modificări majore ale sistemului de management;
• să utilizeze certificatul și marca de certificare numai în conformitate cu regulile publicate de IQ Cert;
• să nu facă afirmații înșelătoare sau neautorizate cu privire la certificare.

IQ Cert acceptă transferul certificatelor acreditate valabile emise de alte organisme de certificare. Înaintea acceptării se efectuează o analiză pre-transfer care include verificarea valabilității certificatului, a rapoartelor de audit din ciclul curent, a neconformităților deschise și a eventualelor reclamații. Certificatele suspendate sau retrase nu pot fi transferate.

IQ Cert tratează drept confidențiale toate informațiile obținute în procesul de certificare, cu excepția celor pe care organizația le face publice sau a celor a căror divulgare este impusă de lege. În cazul în care legea impune divulgarea, organizația este informată în prealabil, dacă acest lucru nu este interzis.

IQ Cert face publice, prin serviciul de verificare online și la cerere, informații privind certificatele acordate, suspendate sau retrase: denumirea organizației, standardul, domeniul de certificare și statusul certificatului.

Tarifele pentru analiza cererii, auditul de certificare inițială, auditurile de supraveghere, recertificare, extinderea domeniului și auditurile suplimentare sunt stabilite prin oferta comercială, pe baza duratei de audit rezultate din analiza cererii. Informații privind tarifele se furnizează la cerere.

Organizațiile și orice altă parte interesată pot depune reclamații privind activitatea IQ Cert sau apeluri împotriva deciziilor de certificare, conform Procedurii de tratare a reclamațiilor și apelurilor, publicată pe acest site.